Innovativa lösningar i servicebranschen

Inom stort sett alla branscher har elektroniska lösningar för hur vi kommunicerar lett till revolutionerande förändringar de senaste decennierna och utvecklingen fortsätter hela tiden. Det gäller i synnerhet serviceföretag som hela tiden får nya sätt att kommunicera med sina kunder.

I dag är det nästan svårt att förstå hur företag arbetade innan millennieskiftet då datorerna flyttade i vart och vartannat hem här i Sverige. I dag kommer datorn i andra hand, i dag är det som bekant de smarta telefonerna som kunder använder för att kontakta och beställa från företag de är intresserade av.

De flesta företag har i dag en egen hemsida, en egen sajt för att kunderna ska snabbt ska kunna få en inblick i vad de kan förvänta sig av företaget och se hur de kan ta kontakt med företaget. Sajterna kan vara statiska, alltså ha ungefär samma material i stort sett hela tiden och kontaktuppgifter. Det fungerar bra när företaget själv bara vill kommunicera ut ett budskap.

Men en av de stora poängerna, kanske den största, med elektronisk kommunikation är att den går båda vägarna. Att kunden kan prata med företaget. Skriva meddelanden som man snabbt får svar på. Ställa frågor om den beställning - “finns den jag vill ha på ert lager?”
“Kan jag hämta det jag beställt i eftermiddag?”
“Kan ni komma hem till mig och göra jobbet?”.

Sociala medier ger personligare kontakt

Sen många år tillbaka har serviceföretag valt att arbeta med sajter där kunden kan beställa tjänster och varor direkt på nätet. Kunderna kan beställa hem det man vill och ställa frågor om det via e-post och sen själv få en faktura från företaget mejlad hem. Elektronisk post är ett effektivt och enkelt sätt att hålla kontakt mellan företag och kund. Men kanske inte alltid så personligt.

Därför växer också sociala medier som facebook och instagram bland företagare som vill ha en mer levande kontakt med sina kunder. Det kan både handla om att berätta om sitt företag men också svara på frågor.

Skillnaden mellan en hemsida/sajt och ett socialt media som facebook är att hemsidor ofta förväntas vara faktamässiga och korrekta. Sociala medier ligger närmre det vanliga samtalet, här kan språket vara mer avslappnat och kommunikationen går ofta fortare - vilket ger just den där levande känslan.
I sociala medier känns det tydligt att det är en annan människa som svarar på andra sidan. Det är just därför det heter sociala medier.

Så genom att utveckla sociala medier i den vardagliga kontakten med sina kunder kan ett företag bygga mer kommunikation, mer och bättre service helt enkelt.

Samma ton som i ett telefonsamtal

Kontakten med kunderna får naturligtvis inte bli slarvig eller slängig bara för att den flyttas till ett socialt media. Den ska vara professionell. Men om du själv är företagare och vill utveckla din kontakt på sociala medier, på facebook eller kanske genom en chatt. Tänk på att du kan hålla samma ton på facebook som i ett telefonsamtal med en kund.

Men går det inte lika bra att kunden ringer då? Jo, om kunden vill det. Men i dag är många vana att skriva snabba korta meddelanden till varandra, steget till att ringa kan kännas längre och du vill knappast missa de kunderna, eller hur?

E-fakturor början på bra bokföring

Serviceföretag som arbetar med elektronisk kommunikation har mycket att tjäna på det. Som tidigare nämndes är det smidigt att skicka och ta emot e-fakturor. Många har förstås redan i dag hela sin bokföring i ett elektroniskt system och då är det bara att föra in e-fakturorna där allt eftersom.

En hotellgäst som får sin beställning direkt i mobiltelefonen är tacksam över att slippa hålla reda på bokningsnummer på ett papper. Du som företagare kan också säga att “jag ser att vi mejlat ut fakturan till dig”. Du slipper acceptera svar som “brevet måste ha kommit bort på posten”. Det blir lätt att hålla reda på fakturorna, både de ditt företag ska skicka och ta emot om allt samlas elektroniskt.

E-kommunikation mellan medarbetare

Internt i ett företag är det naturligtvis också smidigt att hela tiden utveckla sin e-kommunikation mellan medarbetarna. Ett bemanningsföretag som ska dela ut jobb till medarbetare kan göra det snabbt och effektivt direkt i mobilen till de anställda.

Inom till exempel ett hemtjänst-företag där tiden och den personliga kontakten är viktig kan det vara oerhört lättande för personalen att ha kontakt med varandra och förklara att en brukare kanske tagit längre tid än beräknat.

Det samma gäller förstås ett företag som arbetar med transporter och leveranser. Det är viktigt att komma i tid. Kommer man sent ger det trovärdighet att meddela det till kunden. Det bygger starka kundrelationer.

Serviceföretag som ständigt utvecklingar sina elektroniska lösningar när det gäller såväl kommunikation som beställningar och administration bygger helt enkelt bra kontakter både externt och internt.

Nybörjare eller erfaren - finns alltid mer att utveckla

För dig som redan har ett företag och som har kommit en bit på vägen när det gäller innovativa elektroniska lösningar så finns det förstås mängder av kurser och utbildningar att gå. Du kan också köpa hjälp från andra företag som specialiserat sig på att hjälpa till att utveckla kundrelationer med elektronisk kommunikation. Det finns en mängd olika elektroniska system för fakturering och bokföring på nätet.

Är du nybörjare och känner dig osäker på vad man kan göra och inte göra på nätet när det gäller kontakten med kunder så kan du självklart skaffa konsulthjälp. En titt på riksdagens hemsida om elektronisk kommunikation kan vara ett första steg. Här kan du se vilka lagar och regler som gäller.

Du som är intresserad av att utveckla ditt företag inom sociala medier kan du kanske ha hjälp av att läsa en uppsats från Högskolan i Halmstad, en kandidatuppsats om serviceföretags erfarenhet av sociala medier. Den har några år på nacken men har ändå fördelen att den just riktat in sig på serviceföretag. “Sociala medier, fördelar och nackdelar ur serviceföretags perspektiv” heter den och du kan hitta den på uppsatser.se.