Vad gör en anbudskonsult – och när kan extern kompetens göra störst skillnad?

En anbudskonsult hjälper företag att arbeta strukturerat med offentliga upphandlingar och andra konkurrensutsatta affärer. Uppdraget kan omfatta allt från analys av upphandlingsdokument och krav till planering, kvalitetssäkring och formulering av anbudstexter.

Peak Procurement arbetar med anbudsstöd där leverantörens erbjudande behöver möta både formella krav och den upphandlande organisationens behov. Extern kompetens blir ofta särskilt värdefull när anbudet är omfattande, tidsramen är kort eller den egna organisationen saknar resurser med vana av upphandlingsdokument.

Konsultens uppgift är däremot inte att skapa ett erbjudande som företaget saknar, utan att presentera företagets faktiska styrkor på ett tydligt och relevant sätt.

Före beslutet: är upphandlingen rätt affär?

Anbudsarbetet behöver inte börja med att dokument fylls i. En viktig första fråga är om upphandlingen över huvud taget passar företaget.

Här kan anbudskonsulten hjälpa till att analysera omfattning, obligatoriska krav, avtalsvillkor, utvärderingsmodell och kommersiella förutsättningar.

Företaget får därmed bättre underlag inför beslutet att lämna anbud. Om centrala krav inte kan uppfyllas kan resurserna i stället användas på andra affärsmöjligheter.

Under planeringen: vem ansvarar för vad?

Ett anbud kan kräva information från försäljning, ekonomi, ledning, teknik och andra delar av verksamheten. Utan tydlig ansvarsfördelning finns risk att viktiga underlag kommer sent.

Anbudskonsulten kan skapa en plan med interna deadlines och ansvariga personer.

Peak Procurement kan även hjälpa till att identifiera vilka frågor som kräver särskild uppmärksamhet tidigt, exempelvis referenskrav, intyg, prissättning eller omfattande kvalitetsbeskrivningar.

I dokumenten: varje krav måste hanteras

Offentliga upphandlingar kan innehålla ett stort antal krav utspridda mellan flera dokument och bilagor. Vissa gäller leverantören, andra den erbjudna tjänsten, avtalet eller själva anbudets utformning.

Ett viktigt arbete är därför att skapa en tydlig kravbild.

Anbudskonsulten kan kontrollera att efterfrågade uppgifter finns med och att svaren lämnas på rätt plats. Det minskar risken att en administrativ miss påverkar ett i övrigt konkurrenskraftigt anbud.

I anbudstexten: svara på det som faktiskt efterfrågas

En kvalitetsbeskrivning är inte samma sak som vanlig marknadsföring. Generella formuleringar om god service eller lång erfarenhet ger begränsad information om beställaren efterfrågar ett konkret arbetssätt.

Starka anbudssvar är därför tydligt kopplade till frågan och utvärderingskriterierna.

Beskrivningen kan exempelvis behöva visa vem som ansvarar för en aktivitet, hur arbetet genomförs och hur leveransen följs upp. Företagets faktiska arbetssätt står i centrum, inte svepande försäljningsbudskap.

Vid hög arbetsbelastning kan extern kapacitet vara avgörande

Anbudsarbete konkurrerar ofta med den ordinarie verksamheten. Samma personer som ska bidra med specialistkunskap har vanligtvis kunder, projekt och interna arbetsuppgifter att hantera.

Här kan extern kompetens avlasta genom att samordna processen, bearbeta underlag och bevaka deadlines.

Det är särskilt användbart vid större upphandlingar eller när flera anbud ska lämnas under samma period. Företagets egna specialister kan då koncentrera sin tid på de delar där deras kunskap behövs mest.

Inför inlämningen behövs en sista kvalitetskontroll

Ett nästan färdigt anbud bör granskas som en helhet. Finns alla efterfrågade bilagor? Är uppgifterna konsekventa? Har varje obligatoriskt krav besvarats? Stämmer prissättningen mellan olika dokument?

En separat granskning kan fånga sådant som den som arbetat länge med materialet har svårt att se.

Även praktiska frågor kring inlämningen behöver hanteras med marginal. Att vänta till sista minuterna skapar en onödig risk.

Extern kompetens ger störst värde där behovet är tydligt

Peak Procurement kan stötta företag genom olika delar av anbudsprocessen, från tidig analys till kvalitetssäkring inför inlämning. Omfattningen behöver därför inte vara densamma i varje upphandling.

Ett erfaret anbudsteam kanske främst behöver en extern granskning av ett strategiskt viktigt anbud. Ett företag med begränsad erfarenhet av offentlig upphandling kan behöva stöd genom större delar av processen.

Anbudskonsultens värde ligger främst i struktur, specialistkunskap och extra kapacitet. Företaget står fortfarande för erbjudandet, referenserna och kompetensen. Konsulten hjälper till att göra dessa delar begripliga, kompletta och tydligt kopplade till det som beställaren faktiskt efterfrågar.

För mer information, besök: peakprocurement.se